Başarılı bir e-mail çalışması için yürütülecek kampanyanın gerçekçi planlanması ve hedef gruplarının doğru saptanması kadar, e-mail ile iletilecek olan içeriğin özenli bir şekilde hazırlanması büyük önem taşımaktadır. Bu konuda web tabanlı e-mail pazarlaması yapacak olan işletmeler için dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibi olmalıdır:
- Gönderilecek mesaj önceden test edilmeli, daha sonrasında alınan tepkilere göre en uygun hale getirilmelidir. Önceden para harcanarak alınan datalarda geri dönüş oranları düşük olurken, önceden izin alınarak gönderilen maillerde ya da verileri temizlenerek gönderilen kampanyalarda okunma oranlarındaki geri dönüş yüzdeleri gözle görülebilir şekilde artmaktadır.
- E-mail ile gönderilen içeriğin şeffaf ve anlaşılır olması kullanıcıya ulaşmak açısından çok önemli. Önceden izin alınarak gönderilen mailin, üyeniz hakkında daha fazla bilgi sağlanması açısından daha yararlı olacaktır. İnsanları kandırarak izin alınmayacağı ve ana fikrin karşılıklı yarar ilişkisi olduğu unutulmamalıdır. İşletmeler web sitelerinde müşterilerinden ne tür bilgiler topladıklarını, bu bilgileri ne amaçla kullandıklarını, kimlerle paylaştıklarını, bu bilgilerin güncellenmesi, düzeltilmesi konusunda politikalarının ne olduğu gibi soruların cevaplarını alınan yanıtlara göre değerlendirmelidirler.
- Bilgi alışverişi için genel olarak insanlar değil, bilgisayarlar kullanılmalıdır. Web sitesinde tüketicilere bilgi sunmak için insan gücünden değil canlı yardım sunmanın oldukça maliyetli olması nedeniyle otomatik yanıt verme sistemleri kullanılması daha ekonomik olacaktır. İşletmeler bu konuda hedef grubu ve web sitesi kullanıcılarını iyi analiz etmiş olmalı ve gerçekten ihtiyaçları olan noktalarda çalışanlarını devreye sokmaları ve bunu yaparken de sorulara çok kolay ve hızlı yanıt verebilecek bir yapı oluşturmaya özen göstermelidirler.
- Online shopping yapanlarla kolay iletişim kurabilecekleri bir sistem sunulması yararlı olacaktır. Online alışveriş yapan kişilerin genelde eğitim seviyesi yüksek, bu tür işlerin nasıl yürüdüğü konusunda fikri olan, doğru ve hızlı çözümleri talep eden tüketici gruplarıdır. Bu bağlamda, izinli e-posta pazarlaması uygulamak isteyen işletmeler, online alışveriş yapanlara kolayca çalışan bir sistem kurmalı ve onlarla hızlı bir şekilde iletişim kurmalarını sağlamaya çalışmalıdırlar.